Команда «1С-КПД» реализовала масштабный проект от Нижнего Новгорода до Камчатки по автоматизации 8119 рабочих мест с помощью «1С:Документооборот». Была создана информационная система обработки, электронного архива первичных финансово-хозяйственных документов и юридически значимого электронного документооборота на базе «1С:Документооборот». Проект обеспечил взаимодействие системы с оператором ЭДО — “Контур.Диадок”. Внедрение коснулось 10 предприятий «РусГидро», были реализованы более 500 доработок функционала типового решения, миграция более 500 000 объектов исторических данных.
Группа "РусГидро" — крупнейший российский энергетический холдинг, лидер в производстве энергии на базе возобновляемых источников. Компания объединяет более 60 гидроэлектростанций в России, тепловые электростанции и электросетевые активы на Дальнем Востоке, а также энергосбытовые компании и научно-проектные институты. ИТ-компания “1С-КПД” — дочерняя компания фирмы "1С". Специализируется на внедрении «1С:Документооборот». Более 13 лет занимается цифровизацией процессов работы с документами и задачами, с 2009 г. занимает 1 место в рейтинге Центров компетенции по документообороту. В Группу «РусГидро» входит более 60 подконтрольных организаций, занимающихся различными сферами деятельности в энергетике и других смежных областях. Каждая компания «РусГидро» самостоятельно решала задачи по сокращению затрат на обслуживающие функции, повышению производительности труда и снижению сроков подготовки различных видов отчетности. Была сформулирована задача по созданию единой методологии учета и отчетности по всей Группе, централизации бухгалтерской функцию в виде Общего центра обслуживания (далее — ОЦО). Для реализации основной цели проекта требовалось создать единую систему обработки и хранения первичных финансово-хозяйственных документов (далее ФХД), обмена юридически значимыми электронными документами для 10 подконтрольных организаций Группы. Была запланировала автоматизация следующих процессов: - приемка, регистрация и учет поступающих документов - регистрация и отправка документов контрагентам - штрихкодирование и сканирование документов - контроль возвратов оригиналов первичных документов, отправленных контрагентам - передача документов между центрами приема первичной документации и центрами отражения в бухгалтерском и налоговом учете - внутреннее согласование, утверждение, подписание электронными подписями документов, направляемых или получаемых от контрагентов - формирование отчетности по операциям обработки ФХД регистрация и хранение договоров в электронном виде Проект был реализован в несколько этапов. В первую очередь команда специалистов “1С-КПД” организовала исследование процессов подконтрольных организаций “РусГидро”. На основании полученных данных спроектировала целевые процессы обработки первичных бухгалтерских документов и договоров, которые позволяли обеспечить взаимодействие между сотрудниками бизнес-подразделений Обществ и сотрудниками ОЦО с бухгалтерской функцией в данных Обществах. Затем для реализации целевых процессов была спроектирована и разработана "Информационная система обработки электронного архива первичных ФХД и электронного обмена юридически значимыми документами" (далее – Система) на основе продукта "1С:Документооборот". Следующим шагом прошли ее предварительные испытания и нагрузочное тестирование. Пилотное внедрение прототипа Системы прошло в компании АО "Дальневосточная генерирующая компания". Этап тиражирования Системы проходил в городах: Москва, Нижний Новгород, Якутск, Благовещенск, Владивосток, Петропавловск-Камчатский, Магадан, Южно-Сахалинск и Хабаровск. Прототип Системы на этапе пилота включал в себя следующие блоки: - блок работы с договорными документами, включающий в себя карточку договора, в которую были добавлены 40 реквизитов, и интеграция между "1С:Документооборот" и "1С:Управление производственным предприятием" (далее "1С:УПП") для обеспечения миграции договорных документов и процессы для работы с договорами - блок работы с первичными бухгалтерскими документами, включающий карточку бухгалтерского документа (добавлены 15 реквизитов), специально разработанный процесс обработки бухгалтерских документов, механизм штрихкодирования исходящих документов формируемых в "1С:УПП", рабочее место сканировщика и интеграцию между "1С:Документооборот" и "1С:УПП" для передачи данных штрихкодированных документов - интеграция между "1С:Документооборот" и "1С:УПП" для централизованного ведения нормативно-справочной информации Задачи решались поэтапно: - пилотное внедрение минимального функционала: штрих кодирование и договорная документация - формирование схем процессов обработки первичных ФХД в логике передачи бухгалтерской функции в ОЦО - проектирование и разработка шаблонного решения, которое в дальнейшем подлежит тиражированию на подконтрольные организации Группы “РусГидро” - настройка интеграции с учетными системами "1С:УПП" и “Контур.Диадок”проведение нагрузочного тестирования - тиражирование решения на подконтрольные организации Группы РусГидро - миграция исторических данных на старте и финальной стадии работ Специалистами также был реализован "Интерфейс сканировщика", позволяющий через интерфейс "1С:Документооборот” выполнять операции со страницами отсканированных документов от их разделения до вставки штрих-кода, работать с пакетами, заполнять необходимые реквизиты и проводить необходимые правки. В результате внедрения повысилась прозрачность процессов ведения общехозяйственной деятельности в компаниях, входящих в Группу "РусГидро". Автоматизация процессов обработки финансовых документов привела к следующим результатам: - оптимизированы процессы взаимной передачи первичных ФХД подконтрольных обществ с контрагентами, как внутри Группы, так и с внешними контрагентами - оптимизированы процессы поиска, подбора документов по запросам внешних потребителей (аудиторы, контролирующие органы, суды) и коммерческим потребностям - повышен уровень контроля качества, полноты и достаточности содержания ФХД, корректности отражения в учете первичных учетных документов - подготовлена база для для дальнейшего перевода иных процессов Группы, использующих первичные хозяйственные документы на работу, со скан-образами и электронными документами посредством электронного архива в Системе - сокращен бумажный документооборот - исключены потери документов - ускорен процесс отражения хозяйственных операций в бухгалтерском и налоговом учетах, на 50% ускорено получение управленческой отчетности и на 61% регламентированной отчетности - сокращены расходы на материальные ресурсы на 5% Руководитель проекта со стороны «1С-КПД» Григорий Свистунов отметил: «Внедрение уникально не только своей масштабностью — в контур автоматизации вошли, например, такие диаметрально расположенные города России как Нижний Новгород, Петропавловск-Камчатский и Владивосток. Проект имел сложную структуру управления, необходимо было учитывать не только позицию представителей родительской компании, но и мнения дочерних обществ, на которых происходило внедрение, приходилось координировать работу большого количества участников, например при разработке интеграции с “1С:УПП” нам нужно было выставлять требования к доработке этой системы и принимать работы у нескольких команд подрядчиков, дорабатывающих ее. Разница во времени достигала 9-ти часов из-за разных часовых поясов, а количество пользователей в итоге превысило 8000 человек. Реализация "Интерфейса сканировщика" позволила выполнять операции с отсканированными страницами (разделение на документы, пересканирование отдельных страниц, изменение порядка, вставка штрих-кода), работать с пакетами, заполнять необходимые реквизиты, проводить правку документов. Была произведена миграция более 500 000 объектов исторических данных. Стоит отметить, что сложности проекту добавляет тот факт, что был реализован функционал бесшовной интеграции с системой "1С:УПП", отсутствующий в типовом решении данного программного продукта. Была проведена интеграция с оператором “Контур.Диадок”, который не входит в типовое решение"1С:Документооборот", с помощью которой работа пользователя происходит в одном окне — прием и отправка электронных документов осуществляется напрямую в системе "1С:Документооборот", что существенно упрощает работу пользователей». Проект одержал победу в номинации “Лучший проект по 1С:Документооборот” в шестом международном конкурсе «1С:Проект года» в октябре 2022 года.
1С-КПД
|