Геофизики выбирают Docsvision

«Иркутскгеофизика» — одно из крупнейших специализированных предприятий по геофизическим и геологическим исследованиям в Восточной Сибири и на Дальнем Востоке РФ. Предприятие осуществляет поиск нефти и газа, твердых полезных ископаемых, гидрогеологические, прогнозно-поисковые работы, геодинамический, гидрогеологический и экологический мониторинг.

Для эффективной и быстрой коммуникации между сотрудниками и с холдинговыми структурами («Росгеология»), в которые интегрируется «Иркутскгеофизика», предприятию была необходима удобная система электронного документооборота. Предварительно ИТ-специалисты компании проанализировали представленные на рынке платформы: Lotus, 1С, Docsvision. Первый вариант отклонили из-за высокой стоимости продукта. От второго отказались из-за недостаточных функциональных возможностей системы. Выбор был сделан в пользу Docsvision: по мнению ИТ-специалистов «Иркутскгеофизики», эта платформа позволяет быстро автоматизировать различные задачи, включая элементы управленческого учета.

Внедрение СЭД доверили системному интегратору RKIT® Group, основываясь на опыте работы этой компании и положительных отзывах ее заказчиков. В ходе пилотного проекта интегратору предстояло решить две задачи: автоматизация базового делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины.

Сотрудники RKIT® Group разработали прикладное решение, провели консультации ИТ-специалистов по администрированию, установке системы, подготовке технической базы, подготовили эксплуатационную документацию и серию обучающих видеороликов для пользователей. Обучили работе с системой рядовых сотрудников, провели индивидуальное обучение топ-менеджеров, линейных руководителей и делопроизводителей (всего 16 человек). Для руководства в базовой конфигурации было организовано рабочее место руководителя, настроена автоматическая выгрузка отчетов на основе аналитических данных по работе с документами, резолюциями, поручениями.

Решение RKIT® Group на платформе Docsvision обеспечило заказчику целый ряд преимуществ:

1. Ускорение обмена данными внутри организации, оперативное реагирование на поступающие данные от территориально-удаленных подразделений, контрагентов, подрядчиков. За месяц через систему проходит около 1000 документов. Канцелярия регистрирует, направляют руководителю, делегирует исполнителям до 100 документов в сутки. 2. Быстрый доступ ко всем типам документов, исключение потерь документов, снижение влияния человеческого фактора. 3. Сокращение сроков согласования документов. 4. Защита информации за счет гибкого распределения прав доступа. 5. Увеличение производительности труда делопроизводителей за счет автоматического контроля исполнительской дисциплины.

Проект был реализован в максимально короткие сроки: за 7 дней. Важным фактором успешного внедрения стала поддержка и заинтересованность в результате руководителя предприятия «Иркутскгеофизика» Александра Пашковского. Он стал одними из первых пользователей системы и на собственном примере продемонстрировал ее эффективность рядовым сотрудникам. В планах руководства ФГУНПГП «Иркутскгеофизика» — постепенно расширять функционал СЭД, до конца года автоматизировать договорную деятельность.