«Иркутская нефтяная компания» управляет документами с помощью Docsvision

«Иркутская нефтяная компания» (ИНК) развивает систему электронного документооборота на платформе Docsvision. На этапе внедрения системы электронного документооборота отдел информационных технологий ИНК обратился к компании-интегратору RKIT Group — партнеру «ДоксВижн». В рамках проекта специалисты RKIT Group установили систему, разработали и настроили решения «Базовое делопроизводство и контроль исполнительской дисциплины» и «Учет договоров».

Одной из первоочередных задач проекта была автоматизация делопроизводства центрального аппарата, который ведет учет документов не только ИНК, но и пяти дочерних компаний. Несмотря на небольшое количество автоматизированных рабочих мест, уже на первом этапе была обеспечена полноценная поддержка документооборота предприятий. В системе были созданы шаблоны большинства видов документов — всего более 20, а также печатных форм и отчетов.

Интегратор настроил маршруты прохождения документов, благодаря чему руководители получили наглядное представление о том, у кого из сотрудников в данный момент находится документ, какие в него внесены корректировки. Прозрачное управление документами позволило руководителям контролировать исполнительскую дисциплину и оптимально распределять нагрузку между сотрудниками.

В период с 2010 года в системе было зарегистрировано более 60 тысяч документов. На данный момент общий объем документов составляет: внутренних — 33 тысяч, зарегистрированных входящих — более 7 тысяч, исходящих — более 25 тысяч. Одновременно в системе работает порядка 100 пользователей, общее же число сотрудников компании превышает 2 тысячи, отметили в «ДоксВижн».

Договорная работа также автоматизирована с учетом холдинговой структуры: для быстрого поиска и учета договоров во всех подразделениях холдинга настроена поддержка двойной системы нумерации документов. Обеспечен контроль сроков согласования, передвижения документов, наличия экземпляров, подписей. По отзыву заказчика, благодаря переносу договорной работы в электронный формат удалось сократить сроки согласования договоров.

Тесно взаимодействуя с интегратором, ИТ-специалисты ИНК получили достаточно знаний о системе, и дальнейшую разработку решений проводили самостоятельно. При этом заказчик сократил финансовые вложения в развитие электронного документооборота. «Есть и более важный положительный эффект самостоятельного развития: ИТ-специалисты компании держат руку на пульсе бизнес-процессов предприятия — оперативно вносят изменения в систему, наделяют ее новыми функциями, реагируя на потребности руководителей и рядовых сотрудников», — сообщили в пресс-службе RKIT Group.

Среди работ, выполненных заказчиком: обеспечение согласования всех договоров в системе Docsvision; формирование реестров для отправки и отслеживания почты; настройка удаленного согласования документов; управление доверенностями; создание информационной базы (оперативного архива); автоматизация согласования анкет соискателей со службой безопасности на этапе приема сотрудников; автоматизация процессов проведения тендеров; автоматизация движения служебных записок; настройка обмена данными между информационными системами Docsvision, «1С:Бухгалтерия», «1С:ЗУП», «1С:УПП».

«На первом этапе внедрения специалисты RKIT Group продемонстрировали нам, насколько легко и гибко система может настраиваться под бизнес-процессы компании. Мы получили необходимые данные, чтобы самостоятельно модернизировать систему, максимально используя все ее возможности, — рассказал Алексей Дмитриченко, инженер-программист отдела программных проектов компании ИНК. — Сейчас, хотя и ведем разработку автономно, интегратор остается для нас надежным партнером: мы участвуем в мероприятиях RKIT Group совместно с другими заказчиками, делимся опытом внедрений, общаемся с представителями вендора, чтобы быть в курсе всех изменений платформы».

В дальнейшем «Иркутская нефтяная компания» планирует автоматизировать большую часть бизнес-процессов. Одна из ближайших задач — переход на новую версию системы Docsvision 5. Перспективная задача — использование QR-кодов для подтверждения подлинности бумажных экземпляров документов, обеспечение их соответствия электронным карточкам. Также планируется дальнейшая интеграция с другими учетными системами предприятия.