Облачные кассы в сфере коммунальных услуг

Управляющие компании будут обязаны применять кассовую технику при получении платежей с июля 2019 года. Этот вопрос остро встает перед поставщиками ресурсов, компаниями, занятыми обслуживанием жилых домов и ТСЖ. Для всех есть техническое решение. Однако для начала необходимо определиться, есть ли вообще необходимость в онлайн-кассах.

Кому можно не использовать кассу после 01.07.19?

Когда обязанность по приему платежей лежит на едином расчетном центре, коммунальным компаниям заводить кассу не обязательно. Такой центр выступает агентом и обязан самостоятельно выдавать чеки. На средства, которые перечисляются на счета поставщиков ресурсов или коммунальщиков, чеки не выпускаются.

Кредитная организация (банк) не может выступать в качестве подобного агента согласно закону 54-ФЗ.

ТСЖ также могут не использовать онлайн-кассы (даже после 1 июля), но только при получении коммунальных платежей непосредственно от членов ТСЖ. Правило не действует в случае оказания дополнительных услуг, оплату за которые вносят не члены ТСЖ. Это может быть стоянка, охранные услуги и прочее. В этом случае чек обязателен.

Обязательная установка кассы

Есть три способа получения платежей, при которых коммунальная организация обязана использовать кассовое оборудование:

• прием наличных денег в своих офисах либо специальных пунктах;
• получение средств через банк при погашении в нем платежек;
• перечисление электронных денег (online-кошельки, терминалы оплаты, дебетовые карты, интернет-банк).

Отправка чеков потребителям услуг

Эту норму регулирует 54-ФЗ, в частности его статья 1.2, пункт 5.3. Существует два законных способа доставки чеков потребителям коммунальных услуг.

1. Отправка цифровой версии чека за каждый платеж. Это можно сделать, когда потребитель дал соответствующее согласие и предоставил номер телефона либо e-mail.
2. Выдача чека непосредственно на руки потребителю при его личном обращении в обслуживающую организацию.

Когда собственник отказался предоставить номер телефона или e-mail и не явился за чеком лично, необходимо выпустить платежный документ и отправить соответствующие сведения в налоговую инспекцию и оператору фискальных данных. Крайний срок для такой отправки – следующий за платежом рабочий день.

Возможные варианты

Для ТСЖ и УК есть три способа внедрения в свою деятельность онлайн-касс. К слову, существуют онлайн-кассы «Инитпро», с которыми вы сможете воспользоваться любым из этих вариантов.

Свое кассовое оборудование

Самый привычный и не вызывающий вопросов способ – покупка кассового оборудования. Однако это может стать проблемой, когда у коммунальной организации больше нескольких тысяч потребителей услуг. В этом случае постоянно выпускать бумажные чеки непросто. Есть и иные сложности.

• Необходимо принять на работу кассира либо заставить действующих бухгалтеров совмещать обязанности. Сотрудник может заболеть или отправиться в отпуск. Обязанность по выпуску чеков на это время придется поручить менее опытному кассиру.
• Ручная обработка такого перечня чеков часто порождает погрешности в общей сумме. Подобные ошибки налоговая инспекция прощает крайне редко.
• Нужно постоянно хранить огромное количество платежных документов, потому что каждый из них собственник может потребовать в любое время.
• Техника имеет свойство выходить из строя и требовать обслуживания. Кассе также необходим стабильный интернет. А поток платежей повышает затраты, в том числе на бумагу.

Аренда оборудования

Обязательное использование онлайн-кассы – это дополнительное финансовое бремя для предпринимателя. Закон не позволяет игнорировать эту норму, но попытаться сэкономить никто не запрещает. Автоматизация процессов и сведение погрешностей к минимальным показателям – это и есть первый шаг на пути к такой экономии.

Дополнительная нагрузка по формированию чеков от безналичных платежей – это основная проблема при использовании кассовых аппаратов. Облачные сервисы легко справляются с этой задачей через создание пакетов фискальной документации. Порядок стандартных действий при использовании кассы «Инитпро» следующий:

• от собственника проходит безналичная оплата за оказанные услуги;
• средства поступают на счет поставщика;
• банковская выписка выгружается бухгалтером в личный кабинет «Инитпро» или в 1С, а потом в личный кабинет, проверяется правильность внесенных данных, выбирается соответствующая услуга;
• оператор фискальных данных получает сформированные кассовым оборудованием чеки;
• налоговая служба получает от ОФД необходимую фискальную документацию.

Чек дублируется на телефон или электронную почту потребителя, если он заранее предоставил для этого данные.

Необязательно распечатывать на бумаге каждый платеж. Если собственник потребует документ, он распечатывается через личный кабинет. Однако подобные обращения происходят не так уж часто, так что регулярные распечатки в больших объемах не понадобятся.

Все это сводит к минимуму трудозатраты бухгалтеров при полном соответствии закону. Работу можно вести как с «экселевскими» документами, так и с файлами 1С. Оборудование и программное обеспечение «Инитпро» имеет сертификат и совместим с 1С.

Если вы работаете с сервисом «Стек-Интеграция», вы также можете пользоваться облачной кассой «Инитпро». В этом случае «Стек» выступает связующим звеном.

Облачное кассовое оборудование «Инитпро» также имеет прямую связь с реестрами и не нуждается в этих сервисах. А появление таких лишних звеньев может стать причиной внутренних ошибок. При полной невозможности отказа от «Стека» есть возможность подключения специального модуля для корректной интеграции.

Комбинация кассы и облачного оборудования

Такой вариант имеет смысл, когда принимаются оба вида платежей (наличные и электронные). Обычная касса обслуживает операции с наличными, поскольку нужна выдача чека в момент платежа. Облачное же оборудование формирует перечень чеков с электронными платежами.

Сколько облачных касс нужно для корректной работы управляющей компании?

Количество облачной кассовой техники определяется с учетом общего объема поступающих платежей. Также принимается во внимание производительность одной кассы и память фискального накопителя.

Чтобы выпустить чек, кассе «Инитпро» необходимо в среднем около 2 секунд. Это порядка 1800 чеков за один час и 14 000 за 8-часовой рабочий день, если печатать их непрерывно. Однако такая нагрузка на кассу бывает только в очень крупных компаниях.

Память одного фискального накопителя способна хранить ориентировочно 250 000 платежных документов. Чтобы он функционировал в течение всего срока, необходимо пробивать порядка 19 000 чеков ежемесячно.

Рекомендуется покупать два аппарата даже при меньших месячных объемах поступающих платежей. Арендованные облачные онлайн-кассы для 1С Битрикс в случае поломки чинятся за один день. Это касается и обычных стационарных аппаратов. Однако при выходе из строя фискального накопителя восстановительный процесс затянется. Его однозначно придется менять на новый и проходить процедуру регистрации в налоговой инспекции еще раз. Вышедшие из строя накопители отправляют производителю для изучения причин поломки. Если выяснится, что имел место брак, то оборудование меняют бесплатно. Однако производителю на проведение экспертизы отводится 30 дней. Отсчет начинается при получении им накопителя. К этому сроку прибавляется время на пересылку и отправку нового. В среднем на это может уйти до 2 месяцев. Когда же имеется запасная аппаратура, ее запускают в работу и не несут затраты из-за длительного ремонта сломавшейся.