Оцифровка и сканирование архивов: как и зачем современные компании переходят на цифровой документооборот

С каждым годом мир становится всё более цифровым. Бизнесы по всему миру все активнее внедряют информационные технологии в повседневные процессы.

Одним из ключевых шагов на пути к полной цифровизации становится оцифровка и сканирование архива документов. Это не просто модное веяние, а необходимый шаг для оптимизации работы компании, снижения расходов и повышения безопасности данных.

Зачем компаниям нужно оцифровывать документы?

Экономия пространства и ресурсов. Архивы, заполненные папками с бумажными документами, занимают значительное количество пространства. Особенно это ощутимо для крупных компаний, у которых есть архивы, насчитывающие десятки тысяч документов. Оцифровка позволяет освободить эти площади для более важных задач или же уменьшить расходы на аренду помещений для хранения.

Ускорение доступа к информации. Поиск нужного документа в физическом архиве может занять много времени, особенно если архив плохо организован. Цифровые документы позволяют мгновенно находить нужную информацию с помощью простого поиска. Это ускоряет процессы внутри компании и повышает её эффективность.

Повышение безопасности. Бумажные документы могут быть утеряны, повреждены или украдены. Цифровые же копии можно надёжно защитить при помощи резервных копий, систем шифрования и ограниченного доступа.

Снижение затрат на хранение и обслуживание архивов. Поддержка бумажного архива требует не только физического пространства, но и регулярного обслуживания, контроля условий хранения, защиты от влажности и огня. Все это влечет дополнительные расходы. Оцифровка значительно снижает эти затраты.

Удобство работы с документами на удалёнке. С развитием дистанционной работы доступ к документам из любой точки мира стал особенно важен. Цифровые архивы позволяют сотрудникам оперативно получать нужные файлы, независимо от их местоположения.

Процесс оцифровки документов: пошаговое руководство

Оцифровка документов – это многоэтапный процесс, который требует тщательной подготовки и внимательного выполнения на каждом этапе. Сделать это можно самостоятельно или доверить дело специалистам, во втором случае есть смысл изучить предложения, так как на оцифровку документов цена может отличаться.

Вот основные шаги, которые необходимо выполнить для перевода бумажных архивов в цифровой формат:

• Сортировка и систематизация документов. Перед началом сканирования важно провести предварительную сортировку документов. Необходимо определить, какие документы должны быть оцифрованы в первую очередь, а также установить порядок их обработки. Для этого документы могут быть разделены по категориям, годам, отделам или другим признакам, что облегчит дальнейшую работу с архивом;
• Подготовка документов к сканированию. Прежде чем загрузить документы в сканер, их необходимо подготовить: удалить скрепки, скобы, пластиковые файлы и другие предметы, которые могут повредить оборудование. Также важно выровнять листы, чтобы качество сканирования было максимальным;
• Сканирование документов. На этом этапе происходит непосредственное сканирование бумажных документов. Для этого используются специальные сканеры, которые обеспечивают высокое разрешение и точность изображения. В зависимости от объёмов архивов, сканирование может занять значительное время;
• Систематизация и каталогизация цифровых файлов. После сканирования важно организовать цифровые копии таким образом, чтобы доступ к ним был удобным и быстрым. Документы сортируются по заранее установленным категориям и загружаются в электронные архивы с применением меток, тегов или других систем для упрощения поиска;
• Создание резервных копий. Для обеспечения безопасности данных необходимо создать резервные копии всех оцифрованных документов и хранить их на защищённых серверах или в облачном хранилище.