Правила уничтожения архивных документов компании: сроки хранения, сортировка и оптимизация

Правильное хранение и своевременное уничтожение архивных документов являются обязательными элементами организации работы любой компании. Документы, накапливающиеся в ходе ведения бухгалтерской, кадровой и прочей деятельности, со временем перестают быть актуальными, занимают полезное пространство и создают дополнительную нагрузку на персонал.

Однако удалять документы без учёта сроков их обязательного хранения запрещено законом, это может привести к серьёзным юридическим последствиям. Именно поэтому важно соблюдать регламенты и сроки хранения документации, своевременно проводить проверки архивов, а также грамотно организовывать процесс уничтожения.

В данной статье подробно рассмотрены нормативы хранения различных категорий документов, правила регулярной проверки и уничтожения архивов, преимущества перехода на электронный документооборот, а также принципы распределения ответственности между отделами за принятие решений по уничтожению документов.

Регламенты и сроки хранения обязательных бухгалтерских, кадровых и прочих бумаг

В России сроки хранения документов строго регулируются законодательством, включая Налоговый кодекс РФ, Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» и другие нормативные акты. Несоблюдение установленных сроков может привести к штрафам и другим административным санкциям.

Наиболее распространённые сроки хранения документов

Бухгалтерские документы:

• Первичные бухгалтерские документы (счета-фактуры, накладные, акты приёмки-передачи и т.д.) – не менее 5 лет;
• Документы налогового учёта и налоговой отчётности – от 4 до 6 лет, в зависимости от типа налогов;
• Годовая бухгалтерская отчётность – не менее 10 лет.

Кадровые документы:

• Личные дела сотрудников, трудовые договоры, приказы о приёме и увольнении – не менее 50 лет после увольнения сотрудника;
• Табели учёта рабочего времени, графики отпусков, штатное расписание – не менее 5 лет;
• Зарплатные ведомости – не менее 75 лет.

Юридические документы:

• Учредительные документы и документы о государственной регистрации – постоянно, до ликвидации организации;
• Договоры и соглашения – не менее 5 лет после окончания срока их действия.

Кроме обязательных документов, компания самостоятельно устанавливает сроки хранения для внутренних бумаг (переписка, внутренние отчёты и служебные записки). Такие сроки прописываются во внутренних регламентах компании.

Организация периодической проверки архивов и сортировки документов

Регулярная проверка и сортировка архивов являются обязательными процедурами, которые помогают своевременно избавляться от устаревших документов и поддерживать порядок в архивах. Этот процесс требует тщательной организации и соблюдения определённых этапов.

Проведение инвентаризации документов:

• Каждому подразделению необходимо ежегодно составлять подробную опись архивных документов, определять сроки их хранения и выявлять те бумаги, которые подлежат уничтожению;
• Инвентаризация помогает выявить несоответствия и привести архив в соответствие с законодательными требованиями.

Создание экспертной комиссии:

• Для принятия решения о дальнейшей судьбе документов формируется экспертная комиссия, в которую входят сотрудники юридического, бухгалтерского, кадрового и архивного отделов;
• Комиссия анализирует документы и утверждает перечень бумаг, подлежащих уничтожению.

Составление акта об уничтожении документов:

• Перед уничтожением обязательно составляется акт, в котором указывается перечень документов, сроки их хранения, причина уничтожения и подписи ответственных лиц;
• Акт хранится в архиве компании не менее 5 лет.

Уничтожение документов должно проводиться с соблюдением требований конфиденциальности и законодательства. Для этого можно выбрать компанию для безопасного уничтожения документов. Обычно удобнее выбрать подрядчика в том же населенном пункте, так как логистика тяжелых и объемных бумажных документов может быть непростой задачей. Поэтому для уничтожения документов в Калуге, Иркутске, Москве или любом другом городе логичнее сначала изучить условия местных подрядчиков. На что стоит обратить внимание кроме локации? Удобно, если компания занимается комплексной обработкой, транспортировкой и утилизацией отходов различных классов опасности, включая бумажные архивы. Если уничтоженные документы перерабатываются, это позволяет не только освободить место в архиве, но и внести вклад в охрану окружающей среды.

Регулярная и чётко организованная проверка архивов позволяет предотвратить накопление ненужных бумаг, сократить затраты на хранение и обеспечить надёжную защиту конфиденциальных данных.

Принципы оптимизации бумажных носителей: оцифровка и электронный документооборот

Одним из наиболее эффективных способов сокращения бумажных архивов и упрощения процесса уничтожения документов является переход на электронный документооборот и цифровые архивы.

Преимущества оцифровки документов:

• Экономия места и ресурсов. Оцифрованные документы занимают минимальное пространство, а хранение на цифровых носителях гораздо дешевле содержания бумажного архива;
• Быстрый доступ и удобство поиска. Электронный архив обеспечивает мгновенный поиск необходимого документа, экономя время сотрудников;
• Защита информации. Цифровые архивы легче защитить от несанкционированного доступа путём использования систем авторизации и шифрования;
• Экологичность и устойчивое развитие. Электронный документооборот снижает потребление бумаги, тонера и других расходных материалов, что положительно сказывается на экологии.

Принципы перехода на электронный документооборот:

• Проведение аудита документов и определение, какие из них можно полностью перевести в цифровой формат;
• Организация процедуры оцифровки с помощью специальных сканеров и программного обеспечения, обеспечивающих высокое качество изображений и удобную индексацию;
• Использование сертифицированной электронной подписи для подтверждения подлинности документов;
• Внедрение системы резервного копирования и обеспечения безопасности данных.

Оптимизация бумажного документооборота за счёт цифровых технологий позволяет существенно снизить издержки компании и упрощает процесс регулярного уничтожения документов по истечении сроков их хранения.

Распределение ответственности между отделами: кто принимает решение об уничтожении

Чёткое распределение ответственности за хранение и уничтожение документов является важным элементом управления архивами в компании. Решение о том, какие документы подлежат уничтожению, принимается не отдельным сотрудником, а комиссией, в которую входят представители разных подразделений.

Как правило, ответственность распределяется следующим образом:

• Кадровый отдел. Определяет сроки хранения и принимает решения относительно уничтожения кадровых документов. Отдел ведёт реестры личных дел и следит за соблюдением законодательства в сфере трудовых отношений;
• Бухгалтерский отдел. Несёт ответственность за хранение и уничтожение первичных бухгалтерских документов и налоговой отчётности. Бухгалтерия также контролирует соответствие сроков хранения требованиям налогового законодательства;
• Юридический отдел. Обеспечивает хранение договоров, учредительных и прочих юридически значимых документов. Юристы проводят проверку и подтверждают возможность уничтожения документов после окончания срока их действия;
• Архивный отдел или ответственный сотрудник. Координирует работу всех отделов, ведёт общие реестры документов, организует экспертную комиссию и контролирует соблюдение правил уничтожения.

Таким образом, решение об уничтожении документов всегда должно быть согласовано между несколькими отделами, что обеспечивает прозрачность и законность данного процесса. Ответственное отношение к архивным документам, регулярная проверка и своевременное уничтожение помогают компании избегать юридических рисков, экономить ресурсы и поддерживать порядок в архивах.

i

Рекламодатель:
ERID:
ИНН:

Есть советы по питанию для разжижения крови

Врач-терапевт Андрей Кондрахин рассказал, какие продукты способны разжижать кровь, а какие имеют противоположный эффект.

i

Рекламодатель:
ERID:
ИНН:

Известный советский актер скончался у себя в московской квартире

В Москве нашли мертвым советского актера, звезды фильма «Адъютант его превосходительства» Александра Милокостого. Его тело обнаружили только спустя 10

i

Рекламодатель:
ERID:
ИНН:

Британская порнозвезда рассказала о трудностях своей профессии

Женщина из Великобритании пожалела о решении стать порномоделью. Об этом сообщает lenta.ru.